Rilevanza delle scadenze per la salute finanziaria dell'azienda
Nella gestione di un'azienda, l'efficienza nella gestione degli asset è fondamentale per garantire operazioni fluide e una solida salute finanziaria. Tuttavia, troppo spesso, si sottovaluta l'importanza delle scadenze relative agli asset, siano esse legate a licenze, manutenzioni o garanzie. La corretta gestione di queste scadenze non solo ottimizza l'allocazione delle risorse, ma previene rischi finanziari e operativi, contribuendo a un ambiente di lavoro più sicuro e conforme.
Quali sono le scadenze su cui ci si deve focalizzare? Ad esempio:
Data di scadenza dell'asset: questa può essere indicata dal produttore o da normative, altrimenti può essere comunque impostata come data di scadenza dettata da politica interna aziendale.
Data garanzia se l'asset ha una garanzia attiva.
Data scadenza noleggio se l'asset è a noleggio.
Se sono definite e ben gestite permettono di:
Prevenire perdite: il mancato rispetto delle scadenze per il rinnovo di licenze, manutenzioni o garanzie può comportare significative perdite finanziarie o, nel peggiore dei casi, la sospensione dei servizi.
Massimizzare l'utilizzo degli asset: un inventario aggiornato e monitorato garantisce che ogni asset sia utilizzato al suo massimo potenziale, evitando sprechi di risorse e investimenti in attrezzature non necessarie.
Migliorare il budgeting: la pianificazione accurata delle scadenze aiuta a distribuire i costi di manutenzione e sostituzione nel tempo, facilitando una gestione finanziaria più prevedibile e meno soggetta a improvvise fluttuazioni.
Ottimizzare le operazioni: la conoscenza precisa delle scadenze permette di programmare interventi di manutenzione in momenti strategici, riducendo il rischio di interruzioni di servizio inaspettate e costose.
Infine, mantenere un conto dettagliato delle scadenze per ogni asset contribuisce a un ambiente di lavoro più sicuro e conforme alle normative vigenti, mitigando i rischi legali e reputazionali connessi alla gestione degli asset.
Prevenzione dei rischi e miglioramento della compliance tramite scadenze adeguate
Nel contesto aziendale, la gestione delle scadenze nell'asset inventory è essenziale non solo per mantenere l'efficienza operativa, ma anche per ridurre i rischi e migliorare la compliance. Essere proattivi nel rispetto delle scadenze comporta numerosi benefici:
Riduzione dei rischi operativi: programmare le manutenzioni preventivamente elimina i guasti improvvisi che potrebbero fermare la produzione o i servizi, garantendo continuità e affidabilità all'attività aziendale.
Conformità normativa: molte industrie sono regolate da normative che impongono controlli periodici e rinnovi di certificazioni. Rispettare queste scadenze è cruciale per evitare sanzioni, multe o, in casi estremi, revoca delle licenze operative.
Controllo e analisi dei dati: la scadenza fa da 'trigger' per rivedere periodicamente l'assetto degli asset. Questo esame consente di effettuare valutazioni basate su dati aggiornati, essenziali per decisioni strategiche informate.
Miglioramento della sicurezza: gli asset che ricevono manutenzione regolare secondo le scadenze programmate sono meno propensi a presentare difetti che potrebbero compromettere la sicurezza dei lavoratori e dei clienti.
La puntualità nel rispetto delle scadenze permette quindi di elevare gli standard interni e di rafforzare la posizione dell'azienda di fronte agli stakeholder, migliorando la percezione della responsabilità e dell'integrità aziendale.
Investire in un sistema che monitora e gestisce le scadenze può sembrare una misura secondaria da adottare, ma il suo impatto sulla sostenibilità e sull'efficienza complessiva dell'azienda è tutt'altro che trascurabile.